Z tego artykułu dowiesz się, jak przygotować legalny system zapisu na newsletter. Praktyczne rady, przykłady gotowych formułek. Zero zbędnych paragrafów.

Jedna istotna uwaga tytułem wstępu – mówiąc mailing czy newsletter w dalszej części tekstu, mam na myśli informacje o charakterze sprzedażowym tj. tam, gdzie pojawia się promocja produktów oraz usług. Zdecydowanie nie mówię tutaj o mailach transakcyjnych, czyli np. potwierdzeniu dokonanego w Twoim sklepie internetowym zakupu.

1.    Czy mailing ofertowy zawsze wymaga zgody? Nawet w przypadku wysyłek B2B (tj. do firm/ osób prawnych)?

Tak.

Być może zaskoczyłem Cię. Pewnie czasami spotykasz się z próbami niuansowania i różnicowania przypadków, gdy mail należy do osoby indywidualnej z przypadkami, gdy należy on do firmy, zwłaszcza wtedy, gdy jego nazwa wskazuje, że jest to mail „ogólny” (np. biuro@firmajanuszbudspzoo.pl). Jakby tu powiedzieć – osoby, które to robią po prostu się mylą, najprawdopodobniej nadal „myśląc” stanem prawnym, który obowiązywał dobrych parę lat temu. Obecnie proces wysyłki mailingu regulują aż trzy akty prawne i praktycznie zawsze na któryś się „załapiesz” 😊. Nie chcę Cię zanudzać paragrafami – jeśli masz inne zdanie, to chętnie podyskutuję w komentarzach.

P.S. Zdaję sobie sprawę, że niektórzy wysyłają mailingi bez zgód na adresy „ogólnofirmowe” – jak ten w przytoczonym wyżej przykładzie, mając świadomość tego, że nie jest to w 100% legalne. Paradoksalnie, nie dziwię się takim osobom – ważąc, z jednej strony, możliwe do osiągnięcia efekty biznesowe, z drugiej zaś strony, prawdopodobieństwo konsekwencji prawnych, wychodzi im, że gra jest warta świeczki. To, że oceniają ryzyko konsekwencji jako niskie, wynika najpewniej z tego, że praktyka wysyłania mailingów B2B na adresy nienależące do konkretnych osób, bez uzyskiwania wcześniejszych zgód, nie była jak dotąd szczególnie ścigana. Zapewne do czasu.

2.    Czy mogę „ukryć” zgodę na mailing w regulaminie albo polityce prywatności?

Nie. Ale po kolei.

Skoro jesteśmy już przy zgodzie, to zacznijmy od podstaw. Świadoma i dobrowolna zgoda na zapis do newslettera, jest bezwzględnym warunkiem jego wysyłania. Jeśli chcesz dowiedzieć się, czy sposób, w jaki przeprowadzasz zapisy na newsletter, jest zgodny z prawem, zadaj sobie następujące pytania:

• Czy osoba wpisująca swój adres e-mail wie, że będzie dostawać mailingi i od kogo?
• Czy ta osoba ma realną swobodę w dokonaniu tego zapisu, a od tego zapisu nie jest uzależnione skorzystanie z jakiejś usługi czy dokonanie zakupu? Tutaj mała gwiazdka – odrębnym przypadkiem jest żądanie zapisu na newsletter przy udostępnianiu darmowego e-booka – to akurat jest uczciwa transakcji, której warunki są, a przynajmniej powinny być jasne dla jej stron.

Przejrzyjmy parę praktyk, które nie będą z tym zgodne:

1. Wysyłka newslettera Twoim klientom tylko dlatego, że dokonali zakupu u Ciebie w sklepie.
2. Obowiązkowy checkbox ze zgodą na newsletter
3. Automatycznie zaznaczony checkbox ze zgodą na newsletter (możliwość odznaczenia nie naprawia tego błędu)
4. Rzeczone ukrywanie zgody na newsletter w treści regulaminu albo polityki prywatności

3.    Czy mogę wysłać maila z zapytaniem o zgodę na newsletter?

Raczej nie.

Nie zrozum mnie źle – według mnie powinno to być dopuszczalne, natomiast obserwuję od dłuższego czasu orzecznictwo polskich sądów oraz organów, takich jak UOKIK czy Urząd Komunikacji Elektronicznej, w kwestii telemarketingu, w którym rozważany jest problem pt. „Czy firma telemarketingowa może zadzwonić do kogoś i zapytać o zgodę na komunikację telemarketingową dopiero na początku takiej rozmowy?”.  I pomimo nielicznych odstępstw, tendencja jest dosyć jednoznaczna – zmierza ku uznawaniu tak pozyskanej zgody za nieważną, co oznacza konieczność pozyskiwania zgód innym kanałem niż sam telefon. O ile mailingiem żaden z urzędów się przesadnie nie zajmuje (zwłaszcza tym B2B), to mailing i telemarketing regulowane są przez bardzo podobne normy prawne, więc nie widzę powodu, aby te dwa kanały różnicować. Wniosek – tzw. premailing, czyli wysyłanie e-mailem zapytania o zgodę na wysyłkę mailingu marketingowego, z wysokim prawdopodobieństwem zostanie uznany za niedopuszczalny.

Oczywiście nie żyję na księżycu i wiem, że firmy mimo wszystko takie zapytania wysyłają. Jest to oczywiście ryzykowne. Nie zostawię Cię jednak bez wskazówek, jak to ryzyko prawne ograniczyć.

Możesz zrobić następujące rzeczy:

1. zrezygnuj z wysyłek B2C (biuro@firmajanuszbudspzoo.pl),
2. wysyłaj raczej na adresy ogólnofirmowe, niż na skrzynki imienne konkretnych osób,
3. zadbaj o to, aby Twoje zapytanie o zgodę na mailing było rzeczywiście zapytaniem, a nie kryptomailingiem, bo jeśli, trochę przerysowując, wyślesz maila o treści „Czy wyrażasz zgodę na przesłanie informacji handlowych nt. naszego super świetnego pakietu obsługi prawnej w cenie 0,99 zł miesięcznie?”, to samo w sobie z pewnością będzie zinterpretowane jako informacja handlowa.

4.    Co powinna zawierać prawidłowa zgoda na mailing?

Prawidłowo skonstruowana zgoda powinna zawierać:

• Jasno wyrażoną informację, że na dany adres e-mail będzie wysyłany newsletter z informacjami, które mają charakter informacji handlowych
• Twoją tożsamość jako firmy
• Informację o prawie do cofnięcia zgody
• Odesłanie do szerszej informacji o przetwarzaniu danych

Prawidłowo skonstruowana zgoda może wyglądać np. tak:

Wyrażam zgodę na wysyłkę na podany adres e-mail newslettera z informacjami handlowymi od Piotr Wódkowski Kancelaria Radcy Prawnego, zaś swoją zgodę mogę w każdej chwili wycofać. Więcej informacji znajduje się w Polityce Prywatności.

5.    Czy zaznaczenie checkboxa jest jedynym skutecznym sposobem wyrażenia zgody na newsletter?

Nie.

Uważam, że checkbox to tylko jedna z dopuszczalnych form wyrażania woli zapisu na mailing, ale nie jedyna – choć są tacy prawnicy, którzy by nawet  ze 3 checkboxy wstawili.

Istotą ważnej i skutecznej zgody na mailing jest to, aby osoba zapisująca się na niego, w sposób bezsprzeczny zamanifestowała swoją wolę. Owszem, checkbox taką manifestacją będzie, ale będzie nią również kliknięcie przycisku „zapisz się” pod okienkiem na wpisanie adresu mailowego z jasną informacją, co się z tym z adresem będzie działo.

Nietypowo, jak na prawnika, mam „fizia” na punkcie konwersji i tego, aby moje działania, nie psuły starań UX-owców, marketerów i deweloperów. Wyznaję zasadę, że im mniej czynności wymagamy od użytkownika, tym lepiej dla konwersji – tam gdzie mogę (bo nie wszędzie się da), checkboxy wyrzucam.

I to jest świetne miejsce na to, abym opowiedział Ci o nietypowym zapisie na mailing, jaki zrobiłem u jednego z klientów. Być może będzie dla Ciebie inspiracją.

Klient sprzedawał produkt dla zwierząt domowych i zanim poprosił o jakiekolwiek dane osobowe, musiał poprosić użytkownika o podane danych nt. swojego psa lub psów, jeśli było ich więcej. Chodziło tu np. o rasę, wagę itp. Był to taki „konfigurator produktu”.

Użytkownik wciągał się wtedy w interakcję i przed wygenerowaniem widoku przygotowanych produktów, na podstawie podanych danych, dostawał planszę z zapisem na newsletter – okno do wpisania adresu i jasna informacja, po co o ten adres prosimy.

Jako, że zapis był „pomijalny” (tj. można było przejść dalej bez podawania e-maila, bezpośrednio do dokonania zakupu), nie można mówić o naruszeniu zasady dobrowolności.

Mam jednak nadzieję, że intuicyjnie czujesz, że użytkownik wciągnięty w interakcję, traktował to trochę jako pewien element procesu zakupowego i chętniej zgadzał się na newsletter, niż miałoby to miejsce w przypadku checkboxa „czy zgadzasz się na newsletter” na końcu zamówienia, przy podawaniu danych potrzebnych do realizacji (w tym maila).

6.    Jak udowodnić, że ktoś zapisał się na newsletter? Czy właściwie muszę się o to martwić?

Musisz się o to martwić – bo nawet, jeśli pozyskałeś/aś ważną i skuteczną zgodę, a nie jesteś w stanie tego udowodnić, to tak jakbyś tej zgody nie miał/a.

Jeżeli zgody zbierasz przez internetowy formularz (a nie np. przez papierowy formularz np. na organizowanym przez Ciebie evencie), to praktycznie jedynym rozwiązaniem jest zbieranie logów serwera, które pokażą, kiedy i z jakiego IP dokonano zapisu na newsletter.

Większość gotowych narzędzi mailingowych posiada taką funkcję – np. nasz rodzimy Freshmail.

7.    Czy po zapisie muszę wysyłać wiadomość potwierdzającą adres e-mail?

Tak.

To znaczy teoretycznie, nigdzie nie jest napisane, że musisz. W praktyce – to Ty jesteś zobowiązany/a, w razie problemów, udowodnić pozyskanie zgody na wysyłkę. Nie wyobrażam sobie innej metody weryfikacji tego, że konkretny adres e-mail został wpisany w formularzu zapisu przez jego właściciela, niż właśnie mail potwierdzający. Bez takiej weryfikacji – ten adres mógł wpisać każdy (nawet Ty 😊). Zatem, jak to się profesjonalnie nazywa, metoda „dobule opt-in”, jest czymś nieuchronnym.

Podsumowanie (a.k.a. TL;DR)

Jeśli chcesz zbierać legalne zapisy na newsletter, pamiętaj o następujących rzeczach:

• Nie „maskuj” nigdzie zgody i jej nie wymuszaj – zgoda niedobrowolna to zgoda nieważna i na pewno mniej wartościowa jeśli chodzi o jakość bazy,
• Odbierz od użytkownika jasny wyraz woli zapisu na newsletter, którym nie zawsze musi być kliknięcie w checkbox,
• Pamiętaj, aby przed zapisem użytkownik wiedział, kim jesteś, po co podaje e-mail, że może wycofać swoją zgodę oraz odeślij go do pełnej informacji o przetwarzaniu danych, której wymaga RODO (przykładowa zgoda może brzmieć tak: Wyrażam zgodę na wysyłkę na podany adres e-mail newslettera z informacjami handlowymi od Piotr Wódkowski Kancelaria Radcy Prawnego, zaś swoją zgodę mogę w każdej chwili wycofać. Więcej informacji znajduje się w Polityce Prywatności)
• Zadbaj o weryfikację autentyczności zapisów na newsletter przez mail potwierdzający, a logi dot. udzielonych zgód przechowuj, aby móc się przy ewentualnych pretensjach wytłumaczyć .